در میان دارایی های ارزشمند و ماندگار هر شرکت، موسسه، سازمان و کشوری، اسناد و مدارکی وجود دارد که ضمن هویت بخشی و منحصر بفرد کردن آنها نسبت به دیگران، در گذر ایام به مجموعه ای تبدیل میشوند که همانند نوری در تاریکی، شناخت ما را از گذشته و پیشینه فعالیتهایمان عینیت میبخشند و همین منابع، امور سازمان متعلق به آنرا تسهیل و عناصر وجودی و محتوایی آن را صیانت می کنند. این محتواها در طول سالیان طولانی ایجاد، سازماندهی، استفاده و نگهداری می شوند و در نهایت از چرخه ارزش اداری خارج و بعضا ارزش ملی و تاریخی پیدا می کنند.
در این میان، آنچه مهم است روشهایی است که برای ایجاد، استفاده و نگهداری از انواع محتواهای سازمانی بکار گرفته میشود که برحسب موضوع فعالیت و یا گستردگی و عوامل دیگر ممکن است متفاوت باشد اما در نگرش کلی و به جهت تفاوت بنیادی، شاید بتوان به دوران قبل و بعد از شکل گیری دولت الکترونیک تقسیم کرد. این مهم تاثیر شگرفی در ابزارها،تجهیزات و فرایند کاری داشته و باعث می شود که اگر برنامه ریزی دقیق و علمی صورت نگیرد موجب بالا رفتن هزینهها، از دسترس خارج شدن اطلاعات و منابع سازمانی و یا حتی سواستفاده رقبا برای از میان بدر کردن طرف مقابل شود.
این شرکت بر آن است برای صیانت و دسترسپذیری از محتواهای غیر الکترونیک و دیجیتال و حفظ و تداوم بهره برداری از آنها در کنار اسناد الکترونیک در فعالیتهای سازمانی، راهکارها مناسب ارائه دهد